Comment partager ses fichiers en toute sécurité ?

Le partage de fichiers et de documents est devenu monnaie courante depuis quelques années au sein des entreprises. L’évolution du télétravail a grandement accentué cette pratique. Cependant, il n’est pas toujours simple de trouver une solution pour partager des fichiers volumineux en toute sécurité. Dans cet article, Cyber Preventys vous explique les différentes méthodes de partages de fichiers ainsi que les meilleurs services qui en découlent.
 

Pourquoi partager des fichiers ?

Le partage de fichiers est essentiel à toute entreprise pour être efficace dans la synchronisation des données. Il permet aussi une meilleure collaboration entre les équipes. Néanmoins, il est important d’être conscient des risques liés à cette pratique.

Les risques du partage de fichiers

• Vulnérabilité aux cyberattaques : il peut arriver que des services de partage de fichiers demandent de contourner les pare-feux ou antivirus pour pouvoir télécharger des fichiers. Ce type de pratique permet aux cybercriminels de vous attaquer.
• Téléchargement de logiciels malveillants : il est possible qu’un fichier malveillant soit implanté dans le service de partage de fichiers ou dans le fichier en lui-même. Un collaborateur pourrait alors télécharger involontairement le fichier infecté et exposer tout le système à un logiciel malveillant, espion ou tout autre logiciel menaçant.
• Divulgation de données sensibles : le plus grand risque lié au partage de fichiers est la possibilité que des données sensibles soient divulguées. Il est donc important de former les collaborateurs à la cybersécurité pour diminuer le risque au minimum.

Les avantages du partage de fichiers

• Protection contre la perte de données : de nombreux services de partage de fichiers mettent à jour et sauvegardent en temps réel vos données pour atténuer le risque d’un éventuel crash informatique.
• Centralisation des données : un service de partage de fichiers vous permet de regrouper des données en un même endroit afin de retrouver plus facilement vos fichiers.
• Efficacité accrue : un service de partage de fichiers augmente grandement l’efficacité des équipes qui peuvent retrouver et accéder rapidement aux fichiers chaque fois qu’elles en ont besoin.

Les différents types de partage de fichiers

Il existe de nombreuses méthodes permettant de partager des fichiers grâce à Internet. La méthode que vous choisirez dépendra des types et poids de vos fichiers et à qui ils sont destinés.

Protocole FTP (File Transfert Protocol)

Le système de transfert de fichiers le plus courant est le FTP. C’est un protocole dédié uniquement au partage de fichiers. Il s’agit d’un protocole client/serveur, cela signifie qu’il est nécessaire d’installer un serveur accessible depuis Internet. Grâce au FTP, les utilisateurs se connectent à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe et peuvent accéder aux fichiers et programmes partagés sur le serveur FTP.

Cette méthode est assez complexe, car il faut être en mesure de faire fonctionner le serveur FTP ainsi que le client FTP. L’énorme avantage de cette solution est que vous évitez de passer par un service tiers puisque le partage est direct entre les utilisateurs.

Ce type de partage de fichiers est très apprécié pour les fichiers volumineux ou très nombreux ainsi qu’en interne dans les entreprises. Cela permet de partager des fichiers entre les collaborateurs de manière simple, efficace et sécurisée.

Les services Cloud

Un service Cloud fonctionne comme un entrepôt en ligne. Les fichiers y sont stockés par un utilisateur. Celui-ci dispose alors d’une URL unique qu’il peut partager à d’autres utilisateurs pour leur donner accès au téléchargement des fichiers.

Les services Cloud sont très appréciés par les utilisateurs qui souhaitent partager rapidement des fichiers peu volumineux et créer des sauvegardes de données. Parmi les services Cloud les plus connus, on retrouve DropBox, OneDrive ou iCloud.

Les fournisseurs de messagerie

Tout le monde a déjà utilisé le partage de fichiers via des fournisseurs de messagerie. Il consiste simplement à joindre un fichier à un e-mail. Il est particulièrement efficace pour les petits fichiers de manière ponctuelle. Parmi les fournisseurs de messagerie les plus connus, on retrouve Outlook et Gmail.

Le stockage amovible

Le stockage amovible consiste en l’utilisation d’un périphérique de stockage externe pour copier des données dessus. Ensuite, l’utilisateur récupère le périphérique et le branche sur son ordinateur pour récupérer les données souhaitées. Il est idéal pour les fichiers extrêmement volumineux et les données très sensibles. Les dispositifs de stockage les plus utilisés sont les clés USB et les disques durs.
 

Choisir le service le plus adapté

Pour vous aider à choisir le service le plus adapté à vos besoins, il est important de prendre plusieurs éléments en considération : la sécurité, la souveraineté, les limites et la compatibilité.

La sécurité

Le niveau de sécurité exigé n’est pas à prendre à la légère. En fonction de la sensibilité des données partagées, le niveau de sécurité exigé peut être différent. Néanmoins, veillez à vous renseigner sur les différents services pour savoir s’ils sont suffisamment robustes.

Par exemple, Dropbox met en place un cryptage automatique de vos données alors que WeTransfer ne met pas en place de fonctions de sécurité.

La compatibilité

Vérifiez bien que les outils ou systèmes que vous souhaitez mettre en place soient compatibles avec votre matériel. En effet, certains services ne sont pas compatibles avec un système d’exploitation en particulier.

A titre d’exemple, iCloud Drive ne fonctionne pas sur les systèmes d’exploitation Windows. Microsoft OneDrive est alors conseillé pour ces systèmes. En revanche, OneDrive ne fonctionne pas sur les systèmes d’exploitation macOs.

Les limitations

Certaines limitations peuvent être très contraignantes pour le partage de fichiers. Renseignez-vous bien sur toutes les restrictions existantes afin de ne pas être limité sur le nombre de fichiers partagés ou la quantité de données pouvant être stockées. Si vous prévoyez d’envoyer de nombreux fichiers, choisissez un service adapté. Le FTP reste le service le plus adapté pour l’envoi de nombreux fichiers volumineux.

La souveraineté

La question de la souveraineté est depuis longtemps une préoccupation majeure des entreprises européennes. Cela est dû aux lois en matière de protection des données qui ne sont pas les mêmes au sein de l’Union Européenne et des Etats-Unis. De plus, les agences américaines de renseignement exigent un accès total aux informations stockées dans les datacenters appartenant à des entreprises américaines. Des entreprises comme Dropbox sont alors peu recommandables.

Pour plus d’informations, consultez notre article dédié : Le cloud souverain, un gage de protection ?

Pour résumer, il existe de nombreux systèmes pour transférer vos fichiers. Même si certaines applications sont très abordables et faciles d’utilisation, elles sont parfois peu sécurisées. Le système de transfert FTP est l’option la plus recommandée. Que ce soit au niveau de la sécurité, la souveraineté, la compatibilité et les limitations. Si vous souhaitez absolument continuer à travailler dans le Cloud, WeTransfer Plus vous permet de protéger vos transferts par un mot de passe et de fixer la date d’expiration de ceux-ci.